Facebook
Kas sinus on peidus ürituste korraldaja?
14. apr. 2016
Lauluväljak
Lauluvaljak Ettevõtlus
Enimloetud artiklid
- Teekond kahemiljonise investeerimisportfellini 11.01.2022 22:58
- Aktsiahinna bet ja kas avalikud kasvuettevõtted on tõesti skämm ja läbi nagu väidetakse? 22.01.2024 00:09
- Tahavaatepeeglist ralli sõitmine ja mis siis järgmine aasta realiseeruvad täna teada uudised on? 20.12.2023 03:11
- Madise september-oktoober 2023 kokkuvõte, blogi jääb ebaregulaarseks 31.10.2023 15:29
- Uus väljakutse, kasvavad riskid 06.12.2023 22:15
Viimased artiklid
- Aktsiahinna bet ja kas avalikud kasvuettevõtted on tõesti skämm ja läbi nagu väidetakse? 22.01.2024
- Tahavaatepeeglist ralli sõitmine ja mis siis järgmine aasta realiseeruvad täna teada uudised on? 20.12.2023
- Uus väljakutse, kasvavad riskid 06.12.2023
- Madise september-oktoober 2023 kokkuvõte, blogi jääb ebaregulaarseks 31.10.2023
- Madise juuli-august 2023 kokkuvõte 06.09.2023
Ürituse korraldamisel on kriitilise tähtsusega ürituse projektijuhi roll. On teatud omadused ja kompetentsid, mida ürituse korraldaja peaks omama, et üritus oleks edukas. Eelkõige on olulisel kohal õige suhtumine projekti juhtimisse ja ürituste korraldamisesse, aga ka erinevad organiseerimis- ja planeerimisoskused.
Kaaludes, kas ürituste korraldamine on sobilik valdkond, tuleks olla võimalikult aus oma iseloomujoonte, harjumuste, huvide ja oskuste osas. Arusaam sellest, kui hästi ürituste korraldamine inimesele sobib, taandub enamasti tõdemusele, kas inimesel on vajalikud iseloomuomadused olemas või mitte. Sellest oleneb suuresti ka kogu ürituse edukus. Siin on välja toodud mõned ürituste korraldajate ühised omadused, mis on sündmuste korraldamisel olulisteks eeldusteks.
Organiseeritus
Kõige olulisemat rolli mängib see, kas tegemist on organiseeritud inimesega nii isiklikus kui ka professionaalses elus. Heade korralduslike võimetega inimene koostab nn to-do liste ja näeb iga päev vaeva, et sealt tegevusi maha kriipsutada. Organisatoorsed võimed on tihtipeale ürituste korraldaja ametikirjelduses tähtsal kohal ja seda aspekti tasub tõsiselt võtta. Ürituste korraldamine on tempokas keskkond, kus organiseeritus on üheks võtmeelemendiks.
Lisaks on ürituse korraldaja eeldusteks tähelepanelikkus ning detailsus. Öeldakse: “The devil is in the details,” mis eelkõige tähendab, et vahel võivad just pisiasjad olla suurima kaaluga ürituse õnnestumise või ebaõnnestumise juures.
Tegutsemine mitmel rindel
Ürituse korraldaja peab tegelema igal ajahetkel ja iga päev väga mitmete erinevate projektide ja tegevustega samaaegselt. Keskenduma peab asukoha iseärasuste tundmaõppimisele, eelarve kinnitamisele, reklaam-materjalide sisuloomele, esinejatega läbirääkimistele ja paljule muule. Edukal ürituse korraldajal peab olema võime suunata fookust kiiresti ühelt probleemilt või tegevuselt teisele. Samuti on siinjuures olulisel kohal hea mälu või abivahendid, mis aitavad asju meeles pidada, näiteks kalendermärkmik, online ajaplaneerijad vms. Rolli mängib ka kiire otsuste vastu võtmise oskus ja stressitaluvus, et ei tekiks liigset ülekoormatuse tunnet, mis pärsiks tegevuste elluviimist.
Ajaplaneerimine
Ajaplaneerimise oskus käib käsikäes samaaegselt mitmel rindel tegutsemisega. Ürituse korraldaja peab mõistma, looma jajärgima ajalisi piiranguid ning tähtaegu – lisaks juhendama ja suunama oma kolleege, koostööpartnereid, kliente jne, et nad sama teeksid. Samuti peab ürituse korraldaja ise oma tööajaga paindlik olema, kuna ürituste korraldamine pole üheksast viieni töö ja tihtipeale tuleb panustada märksa rohkem kui esialgu planeeritud. Ürituse korraldaja peab arvesse võtma, et ürituse lähenedes töökoormus kasvab tuntavalt. Ürituse päeval, mil pinge ning koormus on eriti intensiivsed, loevad just põhjalik ja läbimõeldud eeltöö kõige enam. Meeles tasub veel pidada, et projekt ei lõpe ürituse toimumise päeval, ürituse järgselt ootavad partnerid arvete tasumist jne, ehk siis ebaprofessionaalne on ürituse järgsel päeval sõita kaheks nädalaks puhkama.
Probleemide lahendamine ja nn “suur pilt”
Ürituste korraldamist võib vaadata kui ülesannet või probleemi, mis vajab lahendamist. Sellel alal on oluline tekkinud takistustele efektiivsete lahenduste leidmine. Enamasti pole nii, et vahel asjad lähevad valesti – pigem on pidevalt olukord, kus ainult mõnikord lähevad asjad täpselt nii, nagu oli planeeritud. Ürituse korraldaja peab olema võimeline nägema probleemi ka suure pildi valguses, olukorda rahulikult analüüsima ja seejärel leidma kõige loogilisema, ökonoomsema ning kõiki aspekte arvesse võtva lahenduse probleemile. Seda mõttemalli tuleb rakendada iga päev, lausa mitmeid kuid enne üritust ja muidugi ka ürituse toimumise ajal. Suure pildi nägemise oskus on vajalik, et eristada ebaoluline olulisest ja keskenduda kõige prioriteetsemale.
Loovus ja paindlikkus
Ürituste ja sündmuste maailm on muutunud tohutult mitmekesiseks, loovaks ja konkureerivaks, mistõttu kiire uute olukordadega kohanemine ja paindlikkus on olulisel kohal eduka ürituse korraldamisel.Tihtipeale on ürituste korraldajate ametikirjelduses toodud ühe kompetentsina välja loovus, mis viib küsimuseni: “Kas ma suudan genereerida uusi kontseptsioone ja lähenemisviise, et pidevalt oma kliendile vau-efekti tekitada, ja nii aastast aastasse?” Kõiki aspekte ürituste korraldamise juures peaks vaatama loova pilguga. Näiteks, kui ruumi dekoreerimisel midagi muud peale õhupallide ja värvilise salvrätikute välja pakkuda ei oska, võiks oma loovust veidi arendada näiteks sellealaseid koolitusi läbides või kirjandust lugedes.
Läbirääkimis- ja suhtlusoskused
Ürituste korraldamise valdkond keerleb ümber inimeste ja inimsuhete. Töötada tuleb paljude inimestega koos, alates tarnijatest kuni sadade ürituste külastajate või osalejatega. Loeb inimeste koostöötamise võime ja heade suhete hoidmine, et jõuda ühise eesmärgini – suurepärase ürituseni. Seetõttu on läbirääkimis- ja suhtlusoskused, õigel ajahetkel vajalikeosapoolte kaasamine ning meeskonna juhtimise kogemus üks kriitilisemaid kompetentse. Suureks plussiks võib pidada ka head eneseväljendusoskust nii suuliselt kui ka kirjalikult, et väljendada oma soove, ideid ja arvamusi võimalikult selgelt ja täpselt. Tegemist on tööga, kus kommunikatsioon ja suhtlemine teiste inimestega on konstantne.
Klienditeenindusele suunatud
Mõned inimesed on huvitatud ürituse korraldaja karjäärist, kuna seda nähakse kui lõõgastavat ja meelelahutuslikku tööd põnevatel üritustel, kus lüüakse klientidega pokaale kokku. Tegelikkus on aga sellest mõneti erinev. Ürituse korraldamisel on esmatähtis kliendid ja osalejad, mitte korraldaja. Ürituse korraldajal on vastutus teha kõik oma võimuses, et organiseerida ja läbi viia edukas üritus, isegi kui see hõlmab näiteks kiirkorras nõudepesemist, kuna nõudepesija jäi ootamatult haigeks. Väga heal ürituse korraldajal peab pidevalt olema tunne, et ta teenindab klienti, mitte iseennast või mõnd kolmandat osapoolt. Klienditeenindusele suunatus on oluline aspekt, et mitte klienti kaotada.
Raamatupidaja ja helimees
Kliendile on kõige olulisem see, et saada oma raha eest võimalikult palju väärtust ja käegakatsutavat tulemust. Eriti tänapäeval kannatavad paljud üritused nn kahaneva eelarve sündroomi all, samas on klientide nõudmised ja ootused tihtipeale kõrgemad. Ürituse korraldaja peab suutma astuda ka raamatupidaja kingadesse, et olla võimeline eelarvet kontrolli all hoidma, ennustama ootamatuid kulusid ning pidevalt raamatupidamise ja muu paberimajandusega kursis olema. Lisaks raamatupidaja rollile on tähtis ka teatud tehniline teadlikkus, kuna üritustel esinevad tehnilised probleemid on ürituste korraldamise kindel osa. Seega peab olema ürituse projektijuht mõneti ka kameeleon, kes vastavalt vajadusele on raamatupidaja või helimees.
Siin nimekirjas on vaid mõned olulised iseloomujooned ja omadused, mis ürituse korraldaja eeldusteks võiksid olla, kui eesmärgiks on tasemel ürituste korraldamine.Uute oskuste õppimine ja kogemuste kogumine tuleb ürituse korraldajale kasuks, aga teatud omadusi ja iseloomujooni pole võimalik õppida. Tihtipeale on loetletud omadused isegi kaalukamad kui varasem ürituse korraldamise kogemus. Kui kõik eelmainitud kompetentsid on aga olemas, siis võib uskuda, et eesolev üritus saab olema edukas.
Kokkuvõttes on toodud isiksuseomadused, millele võiks iga ürituse korraldaja enne ürituse tegema hakkamist mõelda ja otsustada, kas tuleb JAH vastus igale punktile:
- Olen organiseeritud
- Suudan tegutseda mitmel rindel
- Planeerin oma aega efektiivselt
- Olen probleemide lahendaja
- Oskan näha suurt pilti
- Rakendan loovust ja paindlikkust oma igapäevaelus
- Suudan läbirääkimisi pidada ja probleemideta suhelda
- Olen klienditeenindusele suunatud
- Tulen toime nii numbrite kui ka tehniliste küsimustega
Ilmus algselt Lauluväljaku blogis: Ürituse korraldaja eeldused
